Cuando estás a cargo de todo un edificio, incluyendo sus sistemas equipos, terrenos, e infraestructuras tienes que hacer frente a una gran variedad de tareas cada día.
Pero los Gerentes de instalaciones deben saber algo más que detectar problemas de infraestructura o mantener los terrenos de la oficina.
También deben tener conocimientos generales. Eso debe incluir la comprensión de cómo los inquilinos utilizan sus edificios y cómo están regulados por las comunidades locales. Los gerentes de instalaciones también deben saber cómo gestionar su propio tiempo para asegurarse de que todo sigue funcionando correctamente.
Más allá de los conocimientos técnicos, he aquí algunas de las cosas más importantes que deben saber los gerentes de instalaciones.
1-Cómo encajan los esfuerzos de las instalaciones en los objetivos de la empresa
Al igual que en cualquier trabajo, los empleados con más éxito serán los que no se limiten a realizar sus propias tareas a tiempo, sino que también descubran cómo hacer que la empresa en su conjunto tenga más éxito.
A. En términos de gestión de instalaciones, esto suele significar una combinación de las siguientes tareas
B. Reducir los costes operativos en la medida de lo posible
C. Asegurarse de que los empleados tengan un buen lugar para realizar su trabajo, de modo que puedan contribuir al éxito de la empresa
D. Tomar la iniciativa de mejorar los edificios para que den una mejor impresión tanto a los huéspedes como a los empleados
Todas estas tareas se ven favorecidas por un conocimiento general de los valores de la empresa.
Por ejemplo, si la empresa da prioridad a ser respetuosa con el medio ambiente, habrá que prestar especial atención a las mejoras para ahorrar energía. Si su marca es moderna y está a la vanguardia de la tecnología, esto significa que los gestores de instalaciones podrían investigar y sugerir herramientas de modernización como pantallas digitales y software de registro de visitantes.
El pensamiento global también requiere empatizar con los visitantes y los empleados. Por ejemplo, solucionar los problemas de calefacción/refrigeración o los sonidos que interrumpen el trabajo, o incluso aumentar la luz natural para aumentar la productividad. Hay muchas formas en las que un gerente de instalaciones puede actuar teniendo en cuenta los intereses de la organización.
2-Cómo crear un plan de instalaciones proactivo
Los mayores obstáculos para los gerentes de instalaciones suelen deberse a roturas, paradas y otros problemas inesperados con los equipos o la infraestructura. Este tipo de problemas tienden a ser molestos y urgentes, y muchos de ellos podrían haberse evitado con un mantenimiento preventivo.
Los mejores facility managers saben cómo gestionar un calendario que les ayude a adelantarse al mantenimiento de cada uno de los equipos y sistemas de sus edificios.
3-habilidades de gestión de instalaciones
Los calendarios de mantenimiento de estos sistemas dentro de un edificio pueden verse de esta forma para que los gestores de instalaciones puedan ver fácilmente cuándo se debe realizar el mantenimiento de los equipos.
Los mejores gerentes de instalaciones también utilizan procedimientos estandarizados, como listas de comprobación, para realizar las tareas de mantenimiento correctamente cada vez.
En la misma línea, los gerentes de instalaciones también deben tener un plan para hacer un seguimiento de los suministros y equipos que necesitan para mantener el edificio seguro y operativo, incluidos los suministros de limpieza y las piezas de repuesto para los equipos.
También deben llevar un buen registro de su mantenimiento y de cualquier problema. Con este tipo de datos, los gerentes de las instalaciones del edificio pueden ser más proactivos con su mantenimiento buscando tendencias, patrones y otras ideas.
4-Cómo anticiparse a los problemas
Por muy importante que sea centrarse en los datos y los calendarios para ser proactivo en el mantenimiento de los equipos, los gerentes de instalaciones también deben dar prioridad a la flexibilidad. Sin ella, no tendrán el ancho de banda necesario para afrontar los problemas inesperados a medida que vayan surgiendo.
Los problemas urgentes de infraestructura pueden ocurrir, y de hecho ocurren, incluso cuando se ha estado al tanto del mantenimiento en la medida de lo posible. Los mejores gerentes de instalaciones saben que deben esperar los problemas, e incluso los esperan.
Si han planificado adecuadamente y han hecho sus deberes, será fácil ver los problemas como retos únicos y lanzarse a resolverlos de forma práctica.
5-Las leyes y reglamentos locales que afectan a su edificio
Los gerentes de instalaciones pueden rendir cuentas directamente al propietario o al director general de la empresa propietaria del inmueble, pero también tienen que recibir muchas indicaciones de otros rincones, sobre todo de los organismos reguladores gubernamentales.
Las leyes y reglamentos locales, estatales y federales afectan al mantenimiento de los edificios y a los procesos y procedimientos que se aplican en ellos.
He aquí algunos ejemplos:
- Las leyes locales de zonificación pueden especificar para qué se pueden utilizar los espacios o qué actividades pueden realizarse en su interior
- Los códigos locales pueden regular los carteles y anuncios que pueden utilizarse en el exterior del edificio y en el terreno.
- Pueden requerirse permisos para eventos o celebraciones especiales.
- Los códigos de incendios pueden especificar las tasas de ocupación del edificio, las prácticas en torno a las salidas de emergencia y la necesidad de planes de evacuación de emergencia
- Los departamentos de trabajo tienen normas de salud y seguridad que pueden afectar a todo, desde los materiales utilizados en la construcción hasta los planos de las oficinas
- Las leyes pueden designar cómo se pueden renovar o modificar los edificios históricos
- También puede haber muchas normativas específicas del sector que afecten al mantenimiento de los edificios y a las prácticas operativas, especialmente si se gestiona un edificio en un sector de alto riesgo.
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