Como gestor de proyectos, llevas muchos papeles y haces malabares con demasiadas bolas en el aire. Podría considerarse un bufón moderno. Pero a veces la profundidad y el peso de las responsabilidades no son algo de lo que reírse. Construir un proyecto de la A a la Z requiere lo siguiente.
- Gestionar una gran cantidad de información
- Seguir el estado de las tareas
- Atraer a las partes interesadas adecuadas en cada fase para que los cuellos de botella no impidan el progreso
- Básicamente, tienes que asegurarte de que los proyectos avanzan con un mínimo de contratiempos, todo ello manteniendo una sonrisa en la cara.
Entonces, si usted tiene ganas de arrancarse los cabellos, puede abstenerse (y, con suerte, evitar un desagradable dolor de cabeza). Con un sólido proceso de gestión de proyectos podrás dar un espectáculo que no pasará desapercibido.
Las cuatro fases de la gestión de proyectos
Antes de sumergirnos en los procesos y herramientas que puedes utilizar para convertirte en una potencia de la gestión de proyectos, volvamos a lo básico. Ya sea que estés desarrollando un nuevo producto, rediseñando el sitio web de tu empresa, o planificando el offsite anual para tu equipo, tu proyecto pasará por las mismas cuatro fases: planificación, construcción, implementación y cierre. He aquí un rápido resumen del trabajo que conlleva cada fase.
1. Planificación
La fase de planificación es exactamente lo que se supone: el paso en el que se traza el proyecto. En esta fase, las actividades clave incluirán la investigación para determinar los objetivos y requisitos del proyecto, la identificación de las partes interesadas, la definición de los objetivos del proyecto, la determinación del alcance y los recursos, y el trazado de las principales tareas. Esta es una de las fases más importantes, ya que hay que combinar muchas expectativas y requisitos del proyecto en un plan coherente.
2. Construir
Ahora que tiene los planos, es el momento de empezar a construir el proyecto. Sin embargo, antes de empezar, debe reunir a su equipo y darle una dirección clara sobre los plazos, el presupuesto, los recursos, las expectativas y los requisitos. Una buena manera de empezar cualquier proyecto sin problemas es organizar una reunión inicial para explicar el plan del proyecto, revisar los procesos y responder a cualquier pregunta de su equipo.
3. Ejecución
La fase de implementación es donde ocurre la magia. Es la fase de acción, cuando el trabajo se hace realmente. Es el momento en que el plan del proyecto funciona a pleno rendimiento. Es fundamental que usted, como gestor del proyecto, supervise las tareas, los plazos y el presupuesto, que informe de los avances y que mantenga una comunicación abierta con todas las partes interesadas en el proyecto.
4. Cierre
Ya está. Llegados a este punto, puedes limpiarte las manos y dar por terminado el proyecto. Pero no tan rápido. Aunque la fase de cierre marca el final de un proyecto, todavía tiene trabajo por delante. La fase de cierre es el momento de evaluar el rendimiento del proyecto y discutir las áreas en las que el equipo se ha excedido y las áreas en las que se podría mejorar en el futuro.
Los proyectos más exitosos implican la toma de decisiones en varios puntos de la hoja de ruta. Trello te da a ti y a tu equipo una visión clara del estado, el progreso y el éxito de los proyectos. Y los Power-Ups aportan nuevas perspectivas a un tablero para tomar las decisiones correctas. Y no sólo eso, sino que te ayudan a trabajar en varios tableros, lo que fomenta la colaboración entre equipos.
Apliquemos este enfoque por fases de la gestión de proyectos a un sólido flujo de trabajo de Trello:
la fase de planificación
¿Cómo se pasa de un tablero en blanco a un potente flujo de trabajo? Todo comienza con un plan. En la fase de planificación del proyecto, llevarás a cabo una investigación, establecerás los objetivos y los requisitos, y delimitarás tus recursos y las principales tareas.
Trello te ayudará a ti y a tu equipo a seguir fácilmente los planes, las tareas y el progreso del proyecto. Por supuesto, puedes utilizar el clásico flujo de trabajo de “tareas”, “hacer” y “hacer”, pero no te ofrece un proceso sólido ni la flexibilidad necesaria para poner todos los procesos en fila.
El tablero de Trello comienza con una lista de información general que contiene información importante en tarjetas sobre la fecha de lanzamiento, la visión general del proyecto, las normas de uso del tablero, las responsabilidades de los miembros del equipo, las métricas y los KPI, y la hoja de ruta de la empresa.
La siguiente lista es la de Investigación de Mercado, seguida de la Bandeja de Entrada. La Bandeja de entrada es para que usted, el director del proyecto, pueda responder fácilmente a las solicitudes, preguntas y comentarios entrantes.
Las listas siguientes son la columna vertebral del flujo de trabajo de la gestión de proyectos: Atraso, En progreso, Bloqueado/Pausado, Listo para el lanzamiento.
Las tareas se colocan en tarjetas y los miembros del equipo asignados a esa tarea se añaden a la tarjeta. La tarjeta se desplaza por el flujo de trabajo a medida que se avanza en la realización de las mismas.
Consejos profesionales de planificación
Para crear las listas adecuadas en su tablero, pregúntese: “¿Cuáles son los diferentes pasos de nuestro proceso? ¿Qué problemas queremos resolver?” y crea las listas en función de tus respuestas.
Crea una lista de información general con tarjetas para dar contexto a alguien que no conoce los detalles del proyecto y acaba de ser añadido al tablero.
Cuando se completen las tareas, organiza las tarjetas en listas que se basen en quién las ha completado. De este modo, puedes consultar fácilmente estas tarjetas y obtener información relevante sobre la carga de trabajo cuando prepares futuras tareas o proyectos.
La fase de construcción
Ahora que tienes tu plan en marcha y el flujo de trabajo de Trello creado, es el momento de invitar a tu equipo a la fiesta. En esta fase, reunirás a tu equipo, asignarás las tareas adecuadas a las partes interesadas correspondientes y crearás un calendario para el proyecto.
Es un buen momento para repasar las reglas, el proceso y las expectativas de tu flujo de trabajo y tablero de Trello con el equipo, para que todos estén alineados sobre cómo realizar el trabajo de forma cohesionada. Puedes empezar a trabajar añadiendo personas al tablero, asignando tarjetas a los miembros del equipo y estableciendo plazos.
Cómo ver el panorama general con múltiples plazos
Puede resultar confuso tener varios plazos y líneas de tiempo para un proyecto. Puedes combinar fácilmente las líneas de tiempo y ver tus tarjetas del tablero (¡y de otros tableros!) en un solo gráfico con el potenciador BigPicture. BigPicture muestra las tarjetas de Trello en forma de tareas, que se pueden asignar fácilmente en el diagrama de Gantt acompañado del panel WBS (Work Breakdown Structure).
De cualquier modo, Trello es un software de gestión muy potente que amerita práctica como cualquier otro software pero que no será algo tan complicado, y traerá muchos beneficios a la organización y gestión de proyectos.
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